Métricas de una consulta: ocupación, ticket medio y no-shows

Para saber cómo va tu consulta bastan cuatro números: ingresos, ocupación, ticket medio y tasa de ausencias. Calculados cada mes y comparados con el anterior, te dicen si te conviene abrir más horas, ajustar tarifas o atacar las ausencias. Aquí tienes cada fórmula con un ejemplo.

1. Ingresos

Es lo que facturas en un periodo por las citas realizadas.

Ingresos = suma del importe de los servicios realizados

Ejemplo: en un mes realizas 90 sesiones a 50 € = 90 × 50 = 4.500 €.

Mírala junto con los costes. Un ingreso alto con costes altos puede dejar poco margen. Llevar un registro de gastos, y poder exportarlo a CSV para tu asesor, te ahorra trabajo al hacer trimestres.

2. Ocupación

Mide qué parte de tus horas disponibles tiene cita.

Ocupación (%) = horas con cita ÷ horas disponibles × 100

Ejemplo: tienes 25 horas semanales abiertas y 18 con cita. 18 ÷ 25 × 100 = 72 %.

Qué te dice:

• Muy alta de forma constante: quizá puedas subir tarifas o abrir más horas.
• Baja: o falta captación, o tus horarios no encajan con lo que pide el cliente.
• Alta en unas franjas y baja en otras: reorganiza el horario. Por ejemplo, concentra las citas en las franjas que se llenan y reduce las que quedan vacías.

3. Ticket medio

Cuánto factura de media cada cita o cada cliente.

Ticket medio = ingresos ÷ número de citas

Ejemplo: 4.500 € ÷ 90 citas = 50 € por cita.

Si ofreces varios servicios (sesión corta, larga, primera visita), el ticket medio sube o baja según la mezcla. Si baja sin que cambies precios, puede que estés vendiendo más servicios baratos y menos de los que más rentan.

4. Tasa de no-show (ausencias)

El porcentaje de citas a las que el cliente no se presentó sin avisar.

Tasa de no-show (%) = citas con ausencia ÷ citas totales × 100

Ejemplo: 9 ausencias entre 120 citas = 9 ÷ 120 × 100 = 7,5 %. Con un ticket medio de 50 €, son 450 € que no entraron.

Es la métrica que más margen de mejora suele dar. Tienes medidas concretas en cómo reducir las ausencias en tu consulta.

Resumen

Métrica	Fórmula	Qué decisión te ayuda a tomar
Ingresos	Suma de servicios realizados	¿Llego a mis objetivos?
Ocupación	Horas con cita ÷ horas disponibles	¿Abro más horas o capto más?
Ticket medio	Ingresos ÷ citas	¿Ajusto tarifas o servicios?
No-show	Ausencias ÷ citas	¿Refuerzo recordatorios y normas?

Compara dos meses

Un número aislado dice poco. Lo que importa es la tendencia. Una comparativa sencilla:

	Octubre	Noviembre	Cambio
Ingresos	4.200 €	4.500 €	+300 €
Ocupación	68 %	72 %	+4 puntos
Ticket medio	49 €	50 €	+1 €
No-show	9 %	7,5 %	-1,5 puntos

(Cifras hipotéticas para ilustrar el cálculo.) Si algo empeora, busca la causa: ¿vacaciones?, ¿un cambio de horario?, ¿una campaña que terminó?

Cuatro hábitos sencillos

1. Registra cada cita realizada y cada ausencia. Sin datos limpios, no hay métricas.
2. Revisa una vez al mes, siempre el mismo día.
3. Compara con el mes anterior, no con una cifra ideal.
4. Anota una decisión por revisión: «subo la sesión de 50 a 55 €», «cierro las tardes de viernes», «activo recordatorios».

Sobre los datos

Estas métricas se calculan con datos de agenda y facturación. Aun así, si guardas datos de clientes, hazlo con lo mínimo imprescindible; las notas clínicas no van en la agenda. Lo explicamos en RGPD en la agenda online de un psicólogo.

Errores al interpretar las métricas

• Mirar solo los ingresos. Pueden subir porque trabajas más horas, no porque el negocio mejore.
• Comparar meses distintos sin contexto. Agosto y septiembre no son comparables sin pensar en las vacaciones.
• Ignorar el tamaño de la muestra. Con 10 citas, una ausencia cambia mucho la tasa.
• Medir sin actuar. Una métrica solo vale si desemboca en una decisión.
• Mezclar servicios muy distintos. Si das una sesión corta y un tratamiento largo, mira también cada uno por separado.

Qué hacer con cada resultado

Si ves…	Prueba…
Ocupación baja	Revisar horarios y mejorar tu presencia donde te buscan
Ocupación alta fija	Subir tarifas o abrir más horas
Ticket medio a la baja	Revisar la mezcla de servicios y tarifas
No-show alto	Recordatorios, política de cancelación y enlace de cambio

Por dónde empezar si hoy no mides nada

No necesitas una hoja de cálculo compleja. Empieza este mes anotando tres cosas por cada cita: si se realizó, si hubo ausencia y cuánto costó. Al terminar el mes, aplica las cuatro fórmulas de arriba. Es una media hora de trabajo, y te da por primera vez una fotografía real de tu consulta. Al mes siguiente, tendrás ya con qué comparar.

Cómo te ayuda Ziteo

• Muestra ingresos, ticket medio, tasa de no-show y ocupación, con comparativa de dos meses.
• Registra los servicios realizados y permite emitir facturas simples.
• Incluye un registro de costes con exportación a CSV.
• Te deja marcar las ausencias para que la tasa de no-show sea fiable.

Si eres profesional de la salud, consulta la página para fisioterapeutas o la de logopedas.