RGPD en la agenda online de un psicólogo: qué datos guardar

La idea clave es sencilla: tu agenda online solo necesita nombre, un dato de contacto y la cita. Las notas clínicas, los diagnósticos y el motivo de consulta no van en la agenda: van en un sistema aparte, pensado para ello. Guardar lo mínimo en cada herramienta reduce el riesgo y facilita cumplir el RGPD. Esta guía es información general; consulta a un experto en protección de datos o a tu colegio profesional para tu caso.

El principio que lo guía: minimización

El RGPD establece, entre sus principios, que los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para su finalidad. Aplicado a tu agenda: si un dato no sirve para organizar la cita, no lo pidas ni lo guardes ahí.

La Agencia Española de Protección de Datos publica guías y herramientas para responsables del tratamiento en su web: aepd.es. Es el mejor punto de partida para contrastar lo que aquí se resume.

Qué datos tiene sentido guardar en la agenda

Dato	¿En la agenda?	Para qué
Nombre	Sí	Identificar la cita
Email	Sí	Confirmación y recordatorio
Teléfono	Opcional	Contacto si hay un imprevisto
Servicio, fecha y hora	Sí	Organizar la cita
Asistencia o ausencia	Sí	Gestión y métricas del negocio
Importe del servicio	Sí	Facturación y cuentas

Qué datos no deberían estar en la agenda

Dato	¿Por qué no?
Notas de sesión	Son información clínica y necesitan un sistema con medidas específicas
Diagnóstico o motivo de consulta	Dato de salud; no hace falta para agendar
Historia clínica	Va en un sistema de historias clínicas
Documentos o informes	Deben guardarse con las garantías adecuadas
Detalles personales que no necesitas	Principio de minimización

Un dato de salud pertenece a una categoría especial que exige más cuidado. Si no lo necesitas en la agenda, no lo metas.

Cuidado con los «campos libres»

Muchos sistemas ofrecen un campo de comentarios al reservar. Es cómodo, pero es el lugar por donde se cuelan datos sensibles: el cliente escribe «es por mi ansiedad» y ya tienes un dato de salud en tu agenda. Dos cautelas:

1. No hagas obligatorio ni invites a rellenar el campo con el motivo de consulta.
2. Si aparece información sensible, trátala como tal o evítala desde el principio.

Los mensajes también cuentan

Los recordatorios y las confirmaciones deben ser neutros: «Tu cita del jueves a las 18:00», sin mencionar el motivo ni el tipo de tratamiento si revela información sensible. Lo mismo vale para WhatsApp: mejor no incluir información de salud en los chats. Más en mensajes de recordatorio de cita.

Lista de comprobación rápida

1. ¿Qué datos pido al reservar? Solo los necesarios.
2. ¿Dónde guardo las notas clínicas? En un sistema aparte, no en la agenda.
3. ¿Informo al cliente? Debe conocer quién trata sus datos, para qué y cómo ejercer sus derechos. Esto suele hacerse con una información básica visible al reservar.
4. ¿Quién accede? Solo las personas que lo necesitan.
5. ¿Tengo contrato con mis proveedores? Quien trata datos por tu cuenta (como una herramienta de agenda) suele requerir un contrato de encargado de tratamiento. Revísalo.
6. ¿Hay un registro de actividades del tratamiento? Pregunta a tu asesor si te corresponde.
7. ¿Sé qué hacer si hay una brecha de seguridad? Ten un procedimiento básico.
8. ¿Cuánto tiempo conservo los datos? Define plazos y respétalos.

Cada punto tiene matices según tu profesión y tu situación. La AEPD y tu colegio profesional son las fuentes de referencia; un asesor puede aterrizarlo en tu consulta.

Cómo explicarlo al cliente

Una frase al reservar suele bastar: qué datos recoges (nombre y contacto), para qué (gestionar tu cita y avisarte) y dónde puede pedir más información. La información detallada puede enlazarse a tu política de privacidad. Si no tienes una, es una buena tarea para hacer con tu asesor.

Relación con otras decisiones

Reducir lo que recoges también simplifica el resto del trabajo: menos que proteger, menos que explicar. Es coherente con ofrecer una reserva online sin registro, donde el cliente solo deja lo imprescindible.

Errores habituales

• Usar la agenda como cuaderno de notas. Empieza con un comentario y acaba siendo una historia clínica improvisada.
• Compartir la agenda con acceso general. Cada persona debe ver solo lo que necesita.
• Guardar por defecto, sin plazo. Define cuánto tiempo conservas los datos y qué haces al terminar.
• Confiar en que la herramienta lo resuelve todo. El proveedor aporta medidas, pero la responsabilidad del tratamiento sigue siendo tuya.
• No informar al cliente. La transparencia es una obligación, no un adorno.

Cuándo consultar a un especialista

Conviene hacerlo al montar tu consulta, al cambiar de herramienta, al contratar a otra persona o al empezar a guardar algún dato nuevo. También si recibes una solicitud de acceso o de supresión de datos de un cliente y no sabes cómo contestarla. Un colegio profesional suele orientar a sus colegiados sobre estas cuestiones.

Cómo te ayuda Ziteo

• La agenda trabaja con lo necesario para la cita: contacto, servicio, fecha y hora.
• Ziteo no es un sistema de historia clínica ni está pensado para notas clínicas: esas van en un sistema aparte.
• El contrato de encargo del tratamiento está publicado y se aplica a todas las cuentas.
• La ficha de clientes guarda el historial de citas y permite fusionar duplicados.
• Los emails de confirmación, recordatorio, modificación y cancelación solo informan de la cita.
• Cumplir el RGPD en tu consulta sigue siendo responsabilidad tuya: consulta a un asesor.

Más sobre cómo se adapta a tu profesión en la página de psicólogos.